Блог Bytebio

Управление документами: увеличьте производительность вашей команды!

Узнайте все о преимуществах хорошего управления документами для вашего бизнеса и о том, как это влияет на производительность вашей команды!
Сегодня услуги сканирования документов Коммерческие услуги предоставляют компаниям ряд преимуществ: от упрощения эксплуатационных расходов до повышения безопасности и соблюдения требований.

Эти преимущества приводят к повышению прибыльности и снижению ответственности менеджеров, что приводит к большая продуктивность команды. Итак, если ваш офис полон бумаг, возможно, вы задумались о том, как сканирование документов может помочь вашему бизнесу.

От уменьшения беспорядка в вашей организации до повышения производительности во всем офисе. облачное управление документами может помочь вам во многих отношениях.

Поэтому продолжайте читать текст, чтобы узнать об основных преимуществах управления документами.

Что такое цифровой документооборот?

O управление документами относится к системе или процессу, используемому для сбора, отслеживания и хранения электронных документов, таких как PDF-файлы, важные текстовые файлы и цифровые изображения.

Сегодня существуют такие инструменты, как Bitrix24 которые являются полезными и цифровыми, это может сэкономить вам время и деньги в вашей организации.

Это потому, что управление документами обеспечивает безопасность данных, контроль доступа, централизованное хранение, контрольные журналы и упрощенный поиск и извлечение.
Это может вас заинтересовать"Интеграция Clicks и Bitrix24"

В чем преимущества документооборота?

Независимо от того, что включает в себя ваша бизнес-деятельность, ваши основные цели всегда должны сопровождаться повышением эффективности и прибыльности.

Конечно, не забывайте и о своей безопасности. сыграют значительную роль в вашем стремлении к большей эффективности.

Итак, вот некоторые из основных преимуществ сканирования документов для компаний:

Упрощение рабочих процессов

Одним из основных недостатков бумажных документов является то, что их хранение и получение при необходимости требует времени. В некоторых случаях поиск бумажных файлов может занять у сотрудника большую часть рабочего дня.

С другой стороны, услуги сканирование деловых документов помещайте документы в индексированный формат, а такие технологии, как OCR (оптическое распознавание символов), позволяют сделать ваши файлы полностью доступными для поиска, поэтому их хранение и извлечение выполняются в мгновение ока.

Меньше времени тратится на поиск документов, что позволяет уделять больше времени фактическому использованию их в вашем компьютере. деловые процессы.

Снижение затрат на хранение

Один из основных Преимущества услуги сканирования документов реклама заключается в том, что она преобразует бумагу в компактный цифровой формат. Вместо того, чтобы тратить ресурсы на хранение тысяч физических документов, вам нужно всего лишь управлять небольшим жестким диском или сервером.

Это означает, что вам не придется полагаться на громоздкие шкафы для документов или платить за место для хранения только для хранения своих записей, а также вам не придется тратить слишком много времени на их организацию. На самом деле, вы будете экономия ресурсов инвестировать в вашу организацию.
Смотри как подписывать электронно документы в CRM Bitrix24!

Вы и ваш бизнес получаете больше безопасности

Защита бумажных документов и информации, которую они содержат, является непростой задачей. Вам необходимо убедиться, что каждый файл защищен от несанкционированного доступа, от замков и ключей до наблюдения.

Есть технологии, которые повысить безопасность e юридическая сила с шифрованием сохранять целостность и конфиденциальность каждого документа. Все это требует денег и тщательного планирования, и поддерживать его в долгосрочной перспективе может быть сложно.

Кроме того, физическая безопасность документов также требует дорогостоящего оборудования, включая замки и камеры, и даже в этом случае предотвращение и отслеживание несанкционированного доступа не всегда возможно.

Сканирование документов может сэкономить вам многие из этих расходов, поскольку Цифровое хранилище легче защитить паролями и учетные записи пользователей.

Затраты также ниже, и их легко контролировать с помощью функций мониторинга. Business Intelligence.

Оптимизация времени

Благодаря оптимизированным рабочим процессам сканирование документов, вы сможете посвятить больше времени и энергии основным бизнес-операциям.

Благодаря гибкости и практичности при подписании документов ваши сотрудники смогут выполнять свою работу с большей отдачей и иметь больше свободного времени.

В результате это означает меньше отходов, большую производительность и, в конечном итоге, большая рентабельность.

Интегрируйте все бюрократические и документальные процессы в вашу CRM

Делать добро документооборот в CRMСуть в том, что инвестиции в услуги сканирования деловых документов могут принести ощутимую выгоду для вашего бизнеса в долгосрочной перспективе.

Интересно узнать, как?

O Bitrix24 Это полноценная платформа с более чем 35 инструментами, среди которых CRM позволяет вам управлять документами, что делает работу вашей команды более эффективной. Уже Щелчок является провайдером, имеющим систему электронной подписи, целью которой является электронная подпись всех бюрократических и документальных процессов в CRM. Bitrix24.

A Bytebio разработал API, который позволяет интегрировать o CRM Bitrix24 в системе электронной подписи Clicksign, предоставление предприятиям большей гибкости и практичности при подписании документов.

Используя эти инструменты, вы можете получить преимущества, которые могут привести ваш бизнес к успеху за счет автономность, скорость и организованность.
Начните подписывать документы полностью в цифровом формате прямо сейчас и гарантируйте юридическую силу для сохранения целостности каждого документа в вашем бизнесе. Знать больше:

Эти услуги могут вас заинтересовать

Посмотрите некоторые области, над которыми мы можем работать в вашем бизнесе

Узнайте больше о